상업송장(인보이스:Invoice) 작성 방법

[ 목차 ]

상업송장(인보이스:Invoice)

상업송장(Commercial Invoice)은 국제무역에서 상품의 판매 및 구매 시 거래 내용을 명세하는 문서입니다. 상업송장은 수출자와 수입자 간의 거래를 위해 사용되며, 수출자가 제품을 제조한 후 판매하는 경우, 수입자는 해당 상품을 구매하기 위해 상업송장을 요청합니다.

 

상업송장은 수출자가 제품의 종류, 수량, 가격, 운송비용, 지불 조건 등의 정보를 기록하는 문서입니다. 이 문서는 수입자가 제품을 받는 데 필요한 정보를 제공하므로, 세관에서 검사 및 통관 절차를 진행할 수 있도록 합니다.

 

또한, 상업송장은 수입자가 세금을 지불하기 위해 사용되는 중요한 문서입니다. 수입자는 이 문서를 기반으로 세금을 계산하고, 국제 무역에서 관세와 세금을 지불하는 데 필요한 모든 정보를 파악합니다.

 

상업송장은 국제무역에서 매우 중요한 문서 중 하나이며, 수출자와 수입자 간의 거래를 원활하게 진행할 수 있도록 합니다.

 

영수증? 인보이스? 차이점

인보이스(Invoice)와 영수증(Receipt)은 모두 상업 거래에서 사용되는 문서입니다. 하지만 두 문서는 발행 시기, 내용, 용도 등이 다르므로, 명확한 차이점이 있습니다.

 

먼저, 인보이스는 상품이 판매될 때, 판매자가 구매자에게 보내는 거래 내용을 기록한 문서입니다. 즉, 판매자가 상품을 제공하고 판매 금액을 청구하는 문서로, 판매 전에 발행됩니다. 인보이스는 판매 내용, 금액, 납기 등 거래 조건을 명시하며, 이는 수입자가 세금을 계산하고 결제를 준비하는 데 필요한 정보를 제공합니다.

 

반면, 영수증은 상품이 판매된 후에 발행되는 문서로, 상품을 구매한 고객에게 판매자가 발행하는 문서입니다. 즉, 구매자가 상품을 구매한 후에 구매 금액과 구매 일자 등의 정보를 담아 발행됩니다. 영수증은 구매한 상품의 구체적인 정보와 구매 금액, 결제 방법 등의 내용을 기록하며, 이는 소비자가 구매한 상품에 대한 환불, 교환, 세금 신고 등에 필요한 정보를 제공합니다.

 

따라서, 인보이스와 영수증은 각각 거래 전과 거래 후에 발행되는 문서로, 내용과 용도가 다릅니다. 인보이스는 판매 조건을 명시하여 거래를 체결하는 데 필요한 문서이고, 영수증은 구매 내역을 기록하여 소비자가 상품을 구매한 내역을 확인할 수 있도록 합니다.

 

인보이스 작성법

• Shiper / Exporter(또는 Seller) - 수출자 상호, 주소, 우편번호, 전화번호
  • 판매자(수출자)의 정보를 기입하는 부분입니다. 회사명, 회사주소, 연락처, 담당자명 등이 기입됩니다.
  • 담당자명 및 연락처는 ATTN(Attention)표기해서 잘보이도록 기입합니다.

• Invoice No and Date
  • 인보이스(Invoice)에는 판매 거래 내역을 식별하기 위한 고유 번호와 거래 일자 정보가 포함됩니다.
    
    "Invoice No."는 인보이스의 고유 번호로, 인보이스를 식별하는 데 사용됩니다. 보통은 숫자와/또는 문자 조합으로 이루어져 있으며, 판매자가 인보이스를 관리하고 추적할 수 있도록 순차적으로 부여됩니다.
    
    "Invoice Date"는 인보이스 발행 일자로, 상품 판매 거래가 이루어진 날짜가 기록됩니다. 이 정보는 판매자와 구매자 모두에게 중요한 정보로, 거래일자를 기준으로 세금 계산이 이루어지고 결제 기한 등이 정해지기 때문입니다.
    
    따라서 인보이스의 "Invoice No."와 "Invoice Date"는 인보이스를 발행하는 판매자와 인보이스를 받는 구매자 모두에게 중요한 정보입니다. 판매자는 인보이스 번호를 관리하고 거래 내역을 추적할 수 있고, 구매자는 인보이스 발행 일자를 확인하여 결제 기한을 지키는 등 거래를 원활하게 진행할 수 있습니다.
• L/C No. and Date - 신용장(L/C)개설 건인 경우 L/C번호 및 날짜 기재)
  • 인보이스(Invoice)에는 거래의 결제 방법 중 하나인 L/C(Letter of Credit) 정보도 포함될 수 있습니다. 이 때 인보이스에는 "L/C No."와 "L/C Date" 항목이 추가되어 L/C와 관련된 정보가 기록됩니다.
    
    "L/C No."는 L/C의 고유 번호로, 인보이스에 L/C 정보가 포함된 경우 L/C 번호가 작성됩니다. 이 정보는 인보이스를 받는 자가 L/C 정보를 확인할 수 있도록 합니다.
    
    "L/C Date"는 L/C 발행 일자로, L/C의 유효 기간과 관련이 있습니다. L/C는 일정 기간 동안 유효하므로, 인보이스의 L/C 항목에는 L/C의 발행 일자가 기록됩니다. 이 정보는 인보이스를 받는 자가 L/C의 유효 기간을 확인할 수 있도록 합니다.
    
    따라서 인보이스의 "L/C No."와 "L/C Date" 항목은 L/C 정보를 포함하고 있는 경우 인보이스를 받는 자가 L/C 정보를 확인할 수 있도록 하는 중요한 정보입니다. L/C는 국제무역에서 사용되는 중요한 결제 수단 중 하나이므로, 인보이스와 L/C의 정보가 일치하고 정확하게 기록되어야 합니다.
• Consignee(Delivery to) - 배송지 상호, 주소, 우편번호, 전화번호 , 담당자 이름 
  • 인보이스(Invoice)의 "Consignee"란 해당 상품이 배송될 수신인의 정보를 나타냅니다. "Consignee"는 보통 상품을 구매한 고객이나 수령자의 정보를 나타내는 경우가 많습니다.
    
    인보이스에는 "Consignee" 항목 뒤에 "Delivery to" 항목이 따라붙는 경우도 있습니다. 이 경우 "Consignee"는 수령인의 정보를 나타내고, "Delivery to"는 해당 상품이 실제로 배송되는 주소를 나타냅니다.
    
    인보이스에 "Consignee(Delivery to)" 항목이 포함되면, 판매자는 상품을 구매한 고객이나 수령자의 정보와 함께 상품을 배송할 주소를 기록할 수 있습니다. 이 정보는 상품을 정확하게 배송하고, 상품을 수령하는 고객이나 수령자의 정보를 확인할 수 있도록 합니다.
    
    따라서 인보이스의 "Consignee(Delivery to)" 항목은 상품 배송 정보를 나타내는 중요한 항목 중 하나입니다. 이 정보는 상품의 배송과 관련된 중요한 정보이므로, 정확하게 기록되어야 합니다.
• Buyer (if other than consignee) - 수입자 상호, 주소, 우편번호, 전화번호, 담당자 이름 * 배송지와 동일한 경우 "Same as consignee"로 기재
  • 인보이스(Invoice)의 "Buyer"란 해당 상품을 구매한 구매자의 정보를 나타냅니다. "Consignee"와 "Buyer" 항목이 함께 존재할 경우, "Consignee"는 상품을 실제로 수령하는 사람의 정보를, "Buyer"는 상품을 구매한 사람의 정보를 나타냅니다.
    
    그러나 "Consignee"와 "Buyer"가 동일한 경우도 있고, "Buyer" 항목이 없는 경우도 있습니다. 만약 "Consignee"와 "Buyer"가 다른 경우에는, 인보이스에는 "Buyer (if other than consignee)" 항목이 추가됩니다. 이 항목은 "Consignee"와 다른 구매자의 정보를 기록하는 곳으로, 해당 상품을 구매한 고객이 아닌 다른 사람이 상품을 구매한 경우에 사용됩니다.
    
    예를 들어, 상품을 A라는 고객이 주문했지만, 지불은 B라는 회사에서 해결하는 경우에는, 인보이스의 "Consignee" 항목에는 A의 정보가, "Buyer" 항목에는 B 회사의 정보가, 그리고 "Buyer (if other than consignee)" 항목에는 B 회사의 정보가 기록될 수 있습니다.
    
    따라서 "Buyer (if other than consignee)" 항목은 상품을 구매한 사람과 상품을 실제로 수령하는 사람이 다를 경우, 상품을 구매한 사람의 정보를 인보이스에 포함시키는 중요한 항목 중 하나입니다.
• Notify Party - 기타 통지처가 필요한 경우 기재
  • 인보이스(Invoice)의 "Notify Party"란 해당 상품이 도착했을 때 알려줄 수신인의 정보를 나타냅니다. "Notify Party"는 보통 수출입 업체나 운송 대리인 등을 나타내는 경우가 많습니다.
    
    "Notify Party" 항목은 인보이스에 포함될 수도 있고, 인보이스 이외의 운송서류나 선적서류 등에 포함될 수도 있습니다. "Notify Party"는 상품이 도착했을 때 해당 정보를 받아야 하는 사람이나 회사를 나타내므로, 보통 수입국 내의 수출입 업체나 대리인의 정보가 기록됩니다.
    
    예를 들어, 상품을 A 회사에서 B 회사로 수출하는 경우에는, 인보이스의 "Consignee" 항목에는 B 회사의 정보가, "Buyer" 항목에는 A 회사의 정보가 기록될 수 있습니다. 그리고 "Notify Party" 항목에는 상품이 도착했을 때 알려줄 C 업체의 정보가 기록될 수 있습니다.
    
    따라서 "Notify Party" 항목은 해당 상품이 도착했을 때 알려줄 수신인의 정보를 나타내는 중요한 항목 중 하나입니다. 이 정보는 상품이 도착한 후에도 원활한 물류 처리를 위해 정확하게 기록되어야 합니다.
• Other References
  • 인보이스(Invoice)의 "Other References"란 수출입 업체가 사용하는 다른 참조 번호나 기타 참고 정보를 기록하는 항목입니다.
    
    예를 들어, 수출입 업체가 인보이스 이외의 다른 서류에서 사용하는 번호나 기호를 "Other References" 항목에 기록해둘 수 있습니다. 또는 수출입 업체가 해당 상품에 대한 기타 참고 정보를 기록하거나 전달하고자 할 때에도 "Other References" 항목을 활용할 수 있습니다.
    
    이 항목은 선택 사항이기 때문에 인보이스에 반드시 포함될 필요는 없지만, 수출입 업체의 내부 참조 번호나 기타 정보를 인보이스에 함께 기록해두면, 상품 관련 정보를 효율적으로 관리하고 추적할 수 있습니다.
    
    따라서 "Other References" 항목은 수출입 업체의 내부 정보와 관련된 중요한 항목 중 하나입니다.
• Vessel/Flight
  • 인보이스(Invoice)의 "Vessel/Flight"란 해당 상품이 운송되는 선박이나 항공편의 정보를 나타내는 항목입니다.
    
    해당 상품이 해운이나 항공으로 운송되는 경우에는, 수출입 업체가 인보이스에 "Vessel/Flight" 항목에 해당 정보를 기록합니다. 이 정보는 수입국에서 해당 상품을 수령하기 위해 필요한 정보 중 하나입니다.
    
    예를 들어, 해운으로 상품을 운송하는 경우에는 "Vessel/Flight" 항목에 해당 선박의 이름과 운항 일정 등을 기록합니다. 항공으로 상품을 운송하는 경우에는 해당 항공편의 이름, 운항 일정, 출발지와 도착지 공항 등을 기록합니다.
    
    따라서 "Vessel/Flight" 항목은 해당 상품의 운송 정보를 나타내는 중요한 항목 중 하나입니다. 이 정보는 수입국에서 해당 상품을 신속하게 수령하고 원활한 물류 처리를 위해 정확하게 기록되어야 합니다.
• Departure Date
  • 인보이스(Invoice)의 "Departure Date"란 해당 상품이 출발한 날짜를 나타내는 항목입니다.
    
    해당 상품이 수출되어 출발하는 날짜를 기록하는 항목으로, 수출입 업체가 해당 상품의 운송 일정을 파악하는 데 도움을 줍니다. "Departure Date" 항목에는 해당 상품이 출발한 날짜와 함께 출발한 시간도 함께 기록할 수 있습니다.
    
    예를 들어, 해운으로 상품을 운송하는 경우, 선박이 출발하는 일자와 시간이 중요합니다. 이 정보를 기록해 두면 수입국에서 해당 상품이 언제 도착할 것인지 예측할 수 있습니다. 마찬가지로 항공으로 상품을 운송하는 경우에도, 출발 일자와 시간을 기록하여 수입국에서 해당 상품이 언제 도착할 것인지 파악할 수 있습니다.
    
    따라서 "Departure Date" 항목은 해당 상품의 출발 정보를 나타내는 중요한 항목 중 하나입니다. 이 항목은 상품 운송 일정을 파악하는 데 도움을 주므로, 정확하게 기록되어야 합니다.
• To
  • 도착지 항구 또는 공항
• From
  • 출발지 항구 또는 공항
• Terms of delivery and payment - Incorterms 또는 운송비 결제조건 기재
  • 인보이스(Invoice)의 "Terms of delivery and payment" 항목은 수출입 거래에서 상품의 배송 조건과 결제 조건을 명시하는 항목입니다.
    
    배송 조건(Delivery terms)은 상품이 수입국에 도착하기까지의 운송과 보험 등의 책임을 나타냅니다. 일반적으로 사용되는 배송 조건은 국제무역용어인 INCOTERMS에 정의되어 있으며, EXW, FOB, CIF 등이 대표적인 배송 조건입니다. 이 항목에 명시된 배송 조건에 따라 상품의 운송과 보험 책임이 어디까지인지를 명확히 파악할 수 있습니다.
    
    결제 조건(Payment terms)은 상품의 대금 결제 방법과 기한을 나타냅니다. 상품의 가격, 지불 방법, 기한 등이 명시되어 있으며, 일반적으로 수입국의 통화로 지불이 이루어집니다. 대표적인 결제 조건으로는 선불, 조건부 선불, 수납증 결제 등이 있으며, 이 항목에 명시된 결제 조건에 따라 상품 대금이 지불되어야 합니다.
    
    따라서 이 항목은 수출입 거래에서 양측 간의 계약 조건을 명확히 파악하고, 거래 과정에서의 오해와 분쟁을 예방하기 위해 중요한 정보입니다. 이 항목에 명시된 배송 조건과 결제 조건은 양측 간의 합의에 따라 결정되며, 명확하게 기록되어야 합니다.
• Shipping marks
  • 인보이스(Invoice)의 "Shipping marks" 항목은 상품을 구분하기 위해 상품 포장에 부착된 표식을 나타내는 항목입니다.
    
    해외에서 상품을 운송할 때, 상품 포장에 각 상품에 대한 식별표시를 부착하여 혼란을 방지하고, 상품의 운송 중 분실이나 오류를 방지하기 위해 중요한 역할을 합니다. 이 식별표시는 상품의 종류, 수량, 출발지 등을 나타내며, 일반적으로 상자, 팔레트, 컨테이너 등에 부착됩니다.
    
    Shipping marks는 상품의 물류 관리에 있어서 중요한 정보이며, 이 정보는 운송 중 발생하는 문제를 예방하고 문제 발생 시 조치를 취하는데 도움을 줍니다. 따라서 이 항목에는 상품 포장에 부착된 표식의 내용이 명시되어 있으며, 이 정보를 토대로 상품의 식별이 가능합니다.
    
    또한, 수입국 측에서 상품을 수령할 때, Shipping marks 정보를 바탕으로 상품을 정확히 확인하고, 문제가 있을 경우 판매자나 운송업체와 적극적으로 의사소통할 수 있습니다. 따라서 Shipping marks 정보는 수출입 거래에서 중요한 항목 중 하나입니다.
• No. & Kind of Pkgs : Goods Description - 재질 및 용도를 포함한 정확한 품명 기재
  • 상품의 개수와 종류를 나타내는 정보입니다.
    
    "No."은 상품의 개수를 나타내는데, 보통은 숫자로 표기됩니다. 예를 들어, 5개의 상품을 판매하는 경우 "No." 항목에는 "5"라고 작성됩니다.
    
    "Kind of Pkgs"는 판매하는 상품의 종류를 나타내는데, 보통은 상품의 품목명이나 코드 등으로 표기됩니다. 예를 들어, 5개의 애플 아이폰을 판매하는 경우 "Kind of Pkgs" 항목에는 "Apple iPhone"이나 "iPhone 13 Pro Max"와 같은 상품 이름이나 코드가 작성됩니다.
    
    이렇게 작성된 "No. & Kind of Pkgs" 정보는 인보이스를 통해 상품의 판매 거래 내역을 정확하게 기록하고 추적할 수 있도록 도와줍니다.
• Quantity - 수량 및 단위
  • 인보이스(Invoice)의 "Quantity" 항목은 상품의 수량을 나타내는 항목입니다. 이 항목은 상품의 종류와 함께 구체적인 수량을 명시하여 수출입 거래를 수행하는데 필요한 정보를 제공합니다.
    
    일반적으로 상품의 수량은 박스, 팔레트, 컨테이너 등 단위로 표시되며, 상품의 종류에 따라 수량 단위가 다를 수 있습니다. 예를 들어, 의류 제품의 경우 개수 단위로 표시할 수 있고, 화물 물류 제품의 경우 팔레트 또는 컨테이너 단위로 표시할 수 있습니다.
    
    인보이스에 명시된 수량 정보는 상품의 운송과 관련된 문제를 예방하고, 상품 수령 시에도 정확한 수량을 확인하는데 도움을 줍니다. 또한, 수입국 측에서 해당 상품의 통관과 세금 계산에도 이 정보가 활용됩니다. 따라서 인보이스에 정확하게 수량 정보를 명시하는 것은 상품 거래에 있어서 매우 중요한 부분 중 하나입니다.
• Unit Price - 단가
  • 인보이스(Invoice)의 "Unit Price" 항목은 상품의 단가를 나타내는 항목입니다. 상품의 단가는 일반적으로 단위당 가격으로 표시되며, 상품의 종류에 따라 단위가 다를 수 있습니다. 예를 들어, 의류 제품의 경우 개당 가격으로 표시할 수 있고, 화물 물류 제품의 경우 톤당 또는 컨테이너당 가격으로 표시할 수 있습니다.
    
    Unit Price 항목은 상품의 가격 정보를 명시하는데 필요한 정보를 제공합니다. 이는 상품의 가격을 파악하여 거래를 체결하거나, 상품의 가치를 평가하여 관세 및 세금을 산출하는 등의 용도로 활용됩니다.
    
    Unit Price 항목은 상품의 단가뿐만 아니라 해당 단가가 적용된 수량도 함께 기재됩니다. 예를 들어, "Unit Price: $10, Quantity: 100"과 같이 단가와 수량 정보를 함께 표시합니다. 이는 해당 상품의 총 가격을 계산할 수 있는데, 위의 예시에서는 $10 x 100개 = $1,000이 해당 상품의 총 가격입니다.
• Amount - 신고 금액
  • 인보이스(Invoice)의 "Amount" 항목은 상품의 가격 정보를 요약하여 총 금액을 나타내는 항목입니다. 즉, 상품의 수량과 단가를 곱하여 나온 각 상품의 가격을 모두 합산한 총 금액을 표시합니다.
    
    Amount 항목은 인보이스에서 가장 중요한 항목 중 하나로, 거래의 총 금액을 명시하는 데 필요합니다. 이는 거래의 대금 청구서 역할을 하며, 상품의 가치를 나타내는 것 외에도 세금, 운송비용, 보험료 등의 추가 비용이 포함될 수 있습니다.
    
    Amount 항목은 인보이스의 하단에 위치하며, "Total Amount", "Invoice Total", "Total Due" 등의 용어로 표시될 수 있습니다. 이 항목은 인보이스의 최종 금액을 나타내므로, 거래를 확인하고 대금을 정산하는 데 중요한 역할을 합니다.